Tietosuojaseloste

REKISTERIN PITÄJÄ

Lakiasiaintoimisto Heinonkoski Oy
Y-tunnus: 3085624-8
Puolikkotie 8, 02230 Espoo
[email protected]autoriita.fi
09 428 260 78

Autoriita.fi on Lakiasiaintoimisto Heinonkoski Oy:n asiakasportaali.

Noudatamme kaikessa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa. 

REKISTERIN NIMI

Lakiasiaintoimisto Heinonkoski Oy:n asiakasrekisteri.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE

Keräämme ainoastaan käyttötarpeen kannalta tarpeelliset henkilötiedot. Keräämme henkilötietoja muun ohella seuraavia tarkoituksia varten:

  • Yhtiön palveluiden tilaamiseen ja asiakassuhteen hoitamiseen
  • Palveluiden kehittämiseen, ylläpitoon ja tuotekehitykseen
  • Markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen potentiaalisille asiakkaille
  • Lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseen

Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn ensisijainen oikeusperuste on yhtiön ja rekisteröidyn välinen toimeksiantosopimus. Asiakassuhteen hoitamiseen sekä palveluiden kehittämiseen, ylläpitoon ja tuotekehitykseen liittyvien henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on Lakiasiaintoimisto Heinonkoski Oy:n oikeutettu etu. Markkinointiin ja markkinoinnin kohdistamiseen liittyvissä henkilötietojen käsittelyssä oikeusperuste perustuu suostumukseen tai soveltuvin osin oikeutettuun etuun. Henkilötietojen käsittely voi myös perustua lakisääteisiin velvollisuuksiin.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA TIETOLÄHTEET

Asiakasrekisteriin tallennetaan henkilöasiakkaiden sekä yhteisöasiakkaiden edustajina toimivien luonnollisten henkilöiden henkilötietoja.

Asiakasrekisteriin tallennetaan muun ohella:

  • Perustiedot, kuten
    • Nimi
    • Syntymäaika ja henkilötunnus
    • Yhteystiedot, kuten puhelinnumero, osoite, sähköposti
    • Titteli / asema yrityksessä
  • Toimeksiannon ja asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten
    • Asiakkaan lasku- ja maksutiedot
    • Kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot, mukaan lukien asiakaspalvelupuheluiden tallenteen.
    • Suostumukset ja kiellot

Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään toimeksiantosopimusta tehdessä, tarjousta pyudettäessä, verkkosivujen lomakkeiden kautta tai yhteydenottopyyntöjen yhteydessä. Tietoja voidaan tarvittaessa kerätä lainsäädännön sallimissa rajoissa kolmansien osapuolien ylläpitämistä julkisista rekistereistä.

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Asiakassuhteeseen perustuvia henkilötietoja säilytetään 10 vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

Markkinointiin ja markkinoinnin kohdistamiseen liittyviä tietoja säilytetään korkeintaan 12 kuukautta. 

Suostumuksia ja kieltoja säilytetään niiden voimassaoloajan.

Osaa henkilötiedoista voidaan joutua säilyttämään lainsäädännöstä johtuvista syistä tätä kauemmin.

Kun henkilötietoja ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, ne poistetaan kohtuullisessa ajassa.

HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä kolmansille osapuolille. Yhtiö voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä sisältäviä palveluita ulkopuolisille palveluntarjoajille, kuten IT-toimittajat ja kirjanpitotoimisto.

Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten vaatimuksesta kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla, sekä asiakkaan antamalla suostumuksella.

TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE

Asiakasrekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

HENKILÖTIETOREKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Digitaalinen aineisto on suojattu käyttäen asianmukaisia teknisiä suojatoimia. Rekisteriin on pääsy ainoastaan yhtiön palveluksessa sekä sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä. Pääsy rekisteriin edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, lisäksi rekisterin käyttöoikeutta voidaan rajata henkilökohtaisesti tarpeen mukaan.

Fyysiset asiakirjat ja muut tallenteet säilytetään lukituissa tiloissa, jonne on pääsy vain sinne oikeutetuille tahoille.

Yhtiö voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä sisältäviä toimia palveluntarjoajille, joiden kanssa on varmistettu asianmukaisilla sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti.

TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa

MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa 

OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietoturvaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti.